本校人員執行研究計畫或專案若有圖書資料採購需求，可透過圖書館代為訂購及驗收。相關流程與規定如下：

一、圖書介購流程

1. 提出介購需求：計畫主持人須填寫「圖書介購清單」（如附件），並郵寄或傳送給圖書館採購人員。
2. 書商詢價與回覆：圖書館將清單轉送給合約書商進行詢價，並確認圖書價格及預計到書日期。隨後回覆計畫主持人相關資訊。
3. 正式採購下單：確認下訂後，由圖書館向合約書商下單採購，並通知計畫主持人確切到書日期。
4. 圖書收料與領取：圖書抵達圖書館後，由圖書館負責點收，並通知計畫主持人至圖書館領取。
5. 後續核銷作業：領取圖書後，由計畫主持人辦理後續的帳務核銷與資產建檔等相關作業。

二、到書日與核銷期限

• 到書日：依照圖書館與合約書商簽訂的契約辦理。
  • 中文契約：國內可取得之中文出版品採購為 20個工作天； 由國外進口之中文出版品採購為 42個工作天 。
  • 外文契約：國內可取得之外文出版品採購為 25個工作天； 由國外進口之外文出版品採購為 36個工作天 。
• 核銷期限：依圖書館與合約書商契約規定辦理。
  • 計畫主持人於取書後，須在15個工作天內於ERP系統完成報帳核銷程序。
  • 機關付款期限： 合約書商提出請款單據後，機關原則上在 15個工作天內 完成付款。

三、固定資產建檔作業

依照學校「固定資產管理準則」，需辦理固定資產增加單，以便後續的財產盤點、移轉或減損等管理。

• 核銷前置作業： 計畫主持人須於報帳核銷費用的同時，在ERP系統完成固定資產建檔作業，始可進行費用核銷。
• 資產建檔原則：

1. 請依照「一物一號」原則建檔，即使同一本書購買數本或兩冊，每一本（每一冊）皆須單獨建立一張固定資產增加單。
2. 每張固定資產單的金額均值須與發票金額一致。

相關作業如有問題，請洽以下負責人員

林口本部：中文圖書 - 鍾雪珍 (分機3804) / 外文圖書 - 陳業芬 (分機3807)
嘉義分部：中文圖書 - 林汎璇 (分機2146) / 外文圖書 - 方寶琇 (分機2148)